Google Design

【クラウド】googleグループを社内メーリングリストに使おう

先日、「you メーリングリストの移行と管理やっちゃってよ!」とのご依頼がありました。

そのお話のなかで

  • 一部の人が投稿出来るようにして、誰でも投稿できないように
  • 広告を出さない
  • 出来るだけ低価格
  • 分かりやすく、使いやすい

なお、メンバーの人数は50人程度で今後増えていく予定とのこと。

無料のメーリングリストを中心に、色々探してみて見つけたのが「Googleグループ」。

いっときニュースになっていてサービス自体は知っていたけど、「何それ?おいしいの?」状態だったので設定を含めた自分的メモ。

グループの作成

まずGoogleグループにアクセスしGoogleアカウントでログイン(アカウントの作成は省略)
googleグループ

gmailのアドレスとパスワードをさらっと入力

googleグループ1

のちのち管理者の変更等を考えると、既存のGoogleアカウントではなく、新規にアカウントを作った方がいいかも。

次に、グループを作成をクリック

googleグループ2

  • グループの名前
  • グループで使用したいアドレス(任意でOK)
  • グループの説明(招待状に表示されるので分かりやすいように)

を入力。

googleグループ3

 

同じ画面、下のほうにある「基本的な権限」の中にある「トピックを表示」

ここの一般公開のチェックは必ずはずしましょう

でないと、メンバー全員のアドレスが一般に公開されてしまいますー

googleグループ4

今回は、オーナーもしくはマネージャーのみが投稿できるように。

ここはすべてのメンバーに投稿を許可する場合もあるでしょう


googleグループ5

ここも参加者をオーナー側から管理したいので

「招待されたユーザーのみ」参加可能に

googleグループ6

参加できるユーザーまで設定できたら

「作成」をクリック

googleグループ7

ここでスパム対策と思われる、文字の確認。

スパムよけとしては仕方ないのでしょうが、この画面が出てくるとテンションだだ下がりなのは私だけでしょうか?

googleグループ8

 

グループに招待

無事グループが作成されたので、つづいてグループに招待します

googleグループ9

複数の招待者を指定する場合はカンマで区切ります。

入力が終わったら、「招待状を送信」をポチり。

googleグループ10
再度、文字の確認が出ますので、さきほどと同様に入力(スクショ撮り忘れ)

数分後、招待者にはこんなメールが届きます

で「承認」ボタンを押せば、登録完了!


googleグループ12


また、メンバーの追加方法には

  • メンバーからの承認を必要とする方法
  • 管理者が直接追加する方法

があります。

今回のように、メーリングリストの移行のときは、直接追加する方法でいいかも

 

設定はここで終了ですが何かあった時のために

しばらくは古いメーリングリストと並行して運営していくのが安心だよなぁ

【結論】
おおむね要望に応えるかたちで移行が出来そうです。
無料版ですと、1グループ100人までの制限があるので、いずれ乗り換える必要がありますが、その時はそのときでw

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